効率を上げるための「シングルタスク」のススメ
働き方改革により、職場の働き方が見直されています。
その人がいないと仕事が回らないという状況を見直し、ほかの人に仕事を任せられる環境を整えることで、より自由に働けるようになります。
ところが、仕事を共有することにより、「きっと誰かがやってくれる」と思って誰も手をつけなかったり、責任感が強い人の負担が大きくなってしまったりすることも･･････。
今回は、仕事を共有するときの注意点と効率的な進め方についてお伝えします。
・効率が良いと思っていたのに！ マルチタスクで効率がダウンする！？
複数の作業を同時に行うことを「マルチタスク」、ひとつの作業に集中することを「シングルタスク」といいます。
マルチタスクで物事を進める方が効率が良いといわれていますが、一方で集中力が落ちてしまい、効率がダウンしてしまうという説があります。
また、男性よりも女性の方がマルチタスクに向いていて、男性はひとつのことに集中する方が得意だといわれています。
人によってマルチタスクが負担になることもあるので、部下や後輩を持つ人はその人の性格に合った働き方を考える必要がありそうです。
たとえば、メールや電話対応などの仕事をほかの人と共有できるなら、時間を決めてシングルタスクに集中するというように、集中力を上げる方法を試してみるといいでしょう。
・指示を伝えるときもシングルタスクを意識する
上司から部下や後輩に指示を出すときも、一度に複数のことを伝えるのではなく、ひとつにしぼるのがポイントです。
複数のことを同時に考えようとすると、ひとつひとつに対する集中力が落ちてしまうからです。緊急度や重要度によって伝える順番を考え、ひとつずつ伝えるようにしましょう。
そうすることで部下の仕事の進捗状況がわかり、ミスを未然に防ぐことができたり、コミュニケーションが十分にとれたりするメリットもあります。
特に、新入社員や若手社員の指導をするときはシングルタスクを心掛けるといいですね。
・１日のスケジュールを共有することで役割分担を決められる
チームで仕事を共有する場合、仕事量が偏らないようにするためには、その日のスケジュールを全員で共有するのが効果的です。
２～３人でチームを作り、ひとりがシングルタスクに集中する時間や外出をするときは、ほかの人が柔軟に共有作業を担当するのもいいですね。
また、共有作業ばかりに偏らないように、ローテーションで集中して仕事に取り組む時間をつくるというように、全体のスケジュールを組んでいきます。
上司がスケジュールを把握できるだけでなく、チーム内で相談してその日の役割分担や仕事内容を決めることで、よりスムーズに仕事を進められるようになります。
いかがでしたか？
仕事を共有や分担する場合に必要なのはコミュニケーションです。
まずはチーム内のコミュニケーションを増やすことが、働き方改革につながりそうですね。
